空き家バンクのDX化で、地域に寄り添った街づくり組織に

中山間地域で考える、少人数や分散処理で業務を行う体制づくり

僕が代表理事兼事務局長を務めている松阪市香肌地域づくり協同組合では、松阪市の空き家バンクの業務を受託して業務を行っています。行政が業務を委託するということは、行政の組織内では対応できないフレキシブルな体制が求められたり、当たり前ですが何がしらの効率化やコストダウンなどメリットを求められます。

この官民連携の業務を成功させるために、地域おこし協力隊になってすぐに、僕の会社の株式会社高杉アトリエ（現株式会社奥松阪）で使用していたSalesforce内でデモ環境を作成して、空き家バンクの効率化のシュミレーションを開始しました。

当時は僕自身もSFA（Sales Force Automation）の使い方をあまりよく分かっておらず、salesforceの担当の方に一緒に入ってもらってデモ環境を構築してテスト稼働を行なっていました。

※クリックで上記のPDFが開きます。

この資料はいろいろな場で研修会を頼まれた時に使っている資料なのですが、空き家バンクを効率化する際には複数のサービスを連携させて稼働させました。具体的には

  • salesforce
  • zoomphone（Computer Telephony Integration）
  • amptalk（音声データのAI解析）
  • DX-LINE（LINEとsalesforceの連携）
  • google workspace（gmailやフォームなどの活用）

主にこのあたりなのですが、最近はamptalkで解析しなくてもzoomphoneで完結できてしまうので、今後この仕組みをつくるなら、導入しなくてもいいかもと思っています。

この仕組みで確立した業務改善、属人化しない業務

電話の通話履歴や、書類のやり取り、自動レポート作成による誰でも行える行政への報告など、さまざまな業務を効率化することができました。また活動が履歴として残っていくために担当が変わったから過去のことが解らないというリスクが大幅に削減しました。

こういったことから、単純な事務作業に時間を割くのではなく、お客さんに直接関わるための時間を確保することができるようになりました。

実際に色々とやってみて感じたことは、中山間地域や過疎地域で行う空き家バンクなどの業務こそDX化のメリットがあるし、最終的なコストダウンや少人数での体制づくりを考える際には有効になってくるなぁということでした。ほかにも緊急時におけるBCP（事業継続計画：Business Continuity Plan）対策を検討する際にも、このような仕組みは大切なのではないかなと感じています。

効率化は何故行う必要があるのか？

いろいろな業務改善を行なっていると、いつしか改善することが目的になってしまうことがよくあります。
僕は「効率化で空いた時間は地域とのコミュニケーションに使いたい」といつも話しています。もっと地域と直接対話してそこから改善方法を探り、それに関する事務作業や事務手続きはAIやSFAなどを活用して効率化する。

業務時間の比重をより地域コミュニティに向けることで、有益な情報を得るきっかけになったり、良好なコミュニケーションの場を作っていけたらいいなと思っています。あくまでもそういった目的のために業務の効率化という手段を用いることが大切だと感じています。

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